Contentkalender maken voor social media (met gratis template)

Een contentkalender maken voor social media komt neer op drie keuzes: waarover je post (je contentpijlers), waar en wanneer je dat doet, en wie wat maakt en goedkeurt. Leg dat vast in één overzicht met vaste kolommen, vul het per maand en plan de posts vooruit in. Verderop in dit artikel staat een gratis template als tabel, die je zo kopieert naar Google Sheets of Excel.

Wat is een contentkalender?

Een contentkalender is een overzicht van alle content die je gaat publiceren, met per post de datum, het kanaal en het onderwerp. Shopify noemt dat het minimum en voegt eraan toe dat de kalender ook een archief is: je ziet wat je al hebt gepost, zodat je jezelf niet herhaalt.

Het verschil met een losse to-do-lijst is dat een kalender vooruit kijkt. Je ziet in één oogopslag dat er volgende week drie keer over hetzelfde product wordt gepost en daarna twee weken niets. En je ziet dat de actie voor Koningsdag nog geen beeld heeft, terwijl die over tien dagen live moet.

Voor een klein bedrijf is de grootste winst rust. Je bedenkt niet meer op dinsdagavond wat je morgen moet posten. Dat heb je eens per maand al gedaan.

Welke kolommen heb je nodig?

De bekende gidsen komen grotendeels op dezelfde kolommen uit. Freelance.nl noemt zes bouwstenen: onderwerp, doel en doelgroep, datum en tijd, kanaal, format en status. Metricool maakt onderscheid tussen kernvelden en optionele velden. Samengevat:

Werk je alleen, laat dan de kolom eigenaar weg. Hoe minder kolommen je hoeft in te vullen, hoe groter de kans dat je de kalender bijhoudt.

Gratis template: kopieer deze contentkalender

De meeste gratis templates online zijn Engelstalig of vragen om je e-mailadres of een account. Daarom staat de template hier gewoon als tabel. De eerste twee rijen zijn ingevuld als voorbeeld voor een fictief installatiebedrijf, zodat je ziet hoe je de kolommen gebruikt.

Zo zet je de template in Google Sheets of Excel

1. Selecteer de tabel hierboven, van “Datum” tot en met de laatste lege rij, en kopieer hem.
2. Plak hem in cel A1 van een leeg blad in Google Sheets of Excel. De kolommen komen vanzelf goed te staan.
3. Zet de kolom status om in een keuzelijst met vijf waarden: idee, in productie, ter goedkeuring, ingepland, live. In Google Sheets doe je dat via Gegevens en dan Gegevensvalidatie, in Excel via Gegevens en dan Gegevensvalidatie met de optie Lijst.
4. Geef elke status een eigen kleur met voorwaardelijke opmaak. Freelance.nl raadt kleurcodes en een legenda aan, zodat je in één blik ziet wat nog af moet.
5. Maak een tabblad per maand, of één lang blad met een filter op datum. Oude maanden laat je staan als archief.
6. Voeg bovenaan een tweede tabblad toe met je pijlers en je vaste momenten van het jaar. Dat is je spiekbriefje bij het vullen.

Contentpijlers: waar post je over?

Contentpijlers zijn de drie tot vier vaste thema’s waar je posts over gaan. Ze komen uit je doelgroep: welke vragen hebben je klanten, wat willen ze zien voordat ze je bellen? Heb je dat nog niet scherp, begin dan met je doelgroep bepalen.

Pijlers maken de kalender vullen een stuk makkelijker. Je vraagt je niet meer af wat je moet posten, maar welke vakkennis-post deze week aan de beurt is. Ook zie je meteen of de balans klopt.

Over die balans bestaan vuistregels, geen wetten. Hootsuite noemt als richtlijn ongeveer 80 procent content die informeert of helpt en 20 procent die iets verkoopt. Metricool adviseert een mix van educatieve, vermakelijke, inspirerende en promotionele posts. Ook Shopify noemt te veel van één soort content achter elkaar als veelgemaakte fout.

Een voorbeeld van vier pijlers voor hetzelfde fictieve installatiebedrijf:

Wissel de pijlers af over de weken. Plan je twee posts per week, dan komt elke pijler ongeveer twee keer per maand voorbij en staat aanbod nooit twee keer achter elkaar.

Contentkalender maken in 6 stappen

Met de kolommen en pijlers klaar, vul je de kalender zelf. Deze volgorde werkt voor een maand of een kwartaal.

1. Kies je doel en je kanalen

Wat moet social media opleveren: naamsbekendheid in je regio, aanvragen, sollicitanten? En op welke kanalen zitten de mensen die je wilt bereiken? Kies liever één of twee kanalen die je goed bijhoudt dan vier die stil vallen. Hoe vaak je per kanaal post, is een aparte keuze (zie hoe vaak posten op social media). Kies een aantal dat je drie maanden kunt volhouden.

2. Zet de vaste momenten erin

Begin niet met een lege maand, maar met alles wat al vaststaat. In een interview met Emerce raadt Merlijn Hoek aan om te starten met de kalender van je bedrijf en de natuurlijke kalender: seizoenen, feestdagen en vakevenementen. Denk aan:

• feestdagen en seizoenen (zie de lijst voor 2027 hieronder);
• eigen momenten: een jubileum, een open dag, een nieuwe dienst, een actie;
• branchemomenten: een vakbeurs, het begin van het tuinseizoen, de start van het stookseizoen;
• momenten waarop je juist minder post, zoals je bedrijfsvakantie.

3. Verdeel je pijlers over de weken

Zet in de kolom pijler voor elke geplande post welk thema hij krijgt, nog zonder onderwerp. Zo zie je of de mix klopt voordat je ideeën gaat bedenken.

4. Vul de onderwerpen in

Nu pas bedenk je per post een onderwerp in één zin. Goede bronnen: vragen die klanten deze maand stelden, offertes die je schreef, projecten die klaar zijn, een blog die je hergebruikt. Eén blog levert vaak een carrousel, een korte video en een tekstpost op.

5. Maak alles in één blok

Freelance.nl raadt aan om het maken van posts te bundelen in één vaste sessie van een paar uur, in plaats van elke dag een kwartier. Schrijf alle teksten achter elkaar, maak daarna al het beeld. Wie in één middag foto’s maakt van het team en de werkplaats, heeft beeld voor weken.

6. Plan in, publiceer en kijk terug

Zet de posts klaar in een planningstool of in de platforms zelf en zet de status op ingepland. Vul na een week de kolom resultaat in. Aan het eind van de maand kijk je welke pijlers en formats reacties opleverden en neem je dat mee in de volgende kalender. Welke cijfers daarbij horen, lees je in ons artikel over marketing-KPI’s.

Haakmomenten voor 2027

De officiële feestdagen in Nederland zijn het makkelijkste begin van je jaarplanning. Volgens de Rijksoverheid vallen ze in 2027 op deze data:

De Rijksoverheid wijst er ook op dat een officiële feestdag niet automatisch een vrije dag is; dat hangt af van je cao of arbeidscontract. Voor je posts maakt dat weinig uit, maar voor een bericht over je openingstijden wel. Vul de lijst aan met je eigen branche- en bedrijfsmomenten.

Een vaste werkwijze per maand

Een contentkalender werkt pas als er een ritme omheen zit. Shopify adviseert om vooraf af te spreken hoe vaak de kalender wordt bijgewerkt, waar beeld wordt opgeslagen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Een eenvoudige maandcyclus voor een klein bedrijf:

• Derde week van de maand: de kalender voor de volgende maand vullen, stap 2 tot en met 4.
• Vierde week: alles maken in één blok, dan de status op ter goedkeuring zetten.
• Uiterlijk de laatste werkdag: goedkeuren en inplannen.
• Elke week een kwartier: reacties nalopen, resultaten invullen en kijken of er iets actueels tussendoor moet.

Hoe ver je vooruit plant, verschilt. Volgens Hootsuite plannen de meeste teams één tot vier weken vooruit en worden grotere campagnes maanden van tevoren uitgezet. Voor een mkb-bedrijf is een maand een goede maat: ver genoeg om rust te hebben, kort genoeg om actueel te blijven.

Laat altijd ruimte vrij. Een opgeleverd project, een nieuwe collega of nieuws in je branche wil je meteen kunnen delen. Shopify noemt een te star schema als veelgemaakte fout. Schuif een geplande post dan een week op, in plaats van er een extra post bovenop te zetten.

Welke tools gebruik je?

Voor het plannen zelf is een spreadsheet genoeg. Google Sheets heeft als voordeel dat je hem met iemand kunt delen. Wie liever met kaartjes werkt, kan dezelfde kolommen in Trello zetten: een lijst per status en een kaart per post. Freelance.nl en Metricool noemen allebei Trello als optie.

Voor het inplannen heb je drie routes:

Begin met de gratis opties. Een betaalde planner gaat pas lonen als je meerdere kanalen hebt, met meer mensen werkt of een goedkeuringsstap in de tool wilt.

AI inzetten bij je contentkalender

AI-tools zoals ChatGPT of Claude helpen vooral bij het vullen en het maken. Een paar toepassingen die goed werken:

• Ideeën per pijler. Geef je pijlers en je doelgroep en vraag om twintig onderwerpen. Kies er zelf de beste uit.
• Hergebruik. Plak een blog of een projectbeschrijving en vraag om een carrousel, een korte caption en een LinkedIn-post.
• Varianten. Laat een openingszin in drie versies schrijven en kies de versie die als jou klinkt.
• Ordenen. Laat een lijst ideeën verdelen over de weken van de maand volgens je pijlers.

Lees alles na voordat het in de kalender komt. AI verzint soms feiten, kent je klanten niet en schrijft snel in een algemene toon. Hoe je dat controleert, staat in AI-content controleren.

Veelgemaakte fouten

• Te veel kolommen. Een kalender die een half uur invullen kost per post, houd je niet vol.
• De kalender niet bijwerken. Shopify noemt dit de eerste fout. Een kalender die niet klopt met wat er live staat, gebruikt niemand meer.
• Te ver vooruit en te strak. Een half jaar dichtgeplande posts laat geen ruimte voor wat er echt gebeurt.
• Alleen maar aanbod. Als elke post iets wil verkopen, haken volgers af. Houd je pijlers in balans.
• Geen beeld van jezelf. Stockfoto’s vullen de kalender snel, maar foto’s van je eigen team en werk zeggen meer.
• Niet terugkijken. Zonder de kolom resultaat plan je volgende maand weer op gevoel.

Hulp bij je contentkalender

Wil je de kalender wel, maar niet het werk eromheen? Bij VelaVen hoort een maandelijkse contentkalender bij de dienst social media, vanaf 495 euro per maand exclusief btw. We maken de kalender met onderwerpen, formats en data, jij keurt hem goed, en daarna maken en plannen we de posts. AI helpt bij ideeën en varianten per kanaal, een marketeer kiest en redigeert. Wil je eerst weten wat er bij uitbesteden komt kijken, lees dan social media uitbesteden: kosten en taken.