AI-tools en je bedrijfsgegevens: waar moet je op letten (AVG)?

Mag je klantgegevens in een AI-tool zetten? Volgens de AVG kan dat alleen als je weet wat de aanbieder met je invoer doet, als je een verwerkersovereenkomst hebt en als je weet waar de gegevens terechtkomen. Bij gratis en persoonlijke accounts is dat meestal niet zo, bij zakelijke versies vaak wel. In dit artikel lees je waar je bij AI-tools en de AVG op let, wat de Autoriteit Persoonsgegevens zegt, en hoe je met een korte checklist en een eenvoudig AI-beleid voorkomt dat een handige prompt een datalek wordt.

Let op: dit artikel is algemene informatie over de regels en de voorwaarden van aanbieders zoals we die op 17 oktober 2026 lazen. Het is geen juridisch advies. Werk je met gevoelige gegevens, zoals medische of financiële informatie, laat dan een privacyjurist meekijken.

Wat zijn persoonsgegevens, en wat zijn bedrijfsgegevens?

De AVG gaat over persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) omschrijft die op haar pagina Wat zijn persoonsgegevens? als “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Denk aan een naam, adres, telefoonnummer of pasfoto, maar ook aan klant- of personeelsnummers, wat iemand online koopt of een IP-adres.

Gegevens over een bedrijf (een rechtspersoon) vallen in principe niet onder de AVG. Voor het mkb zit daar een addertje: volgens de AP zijn ze wel persoonsgegevens als de bedrijfsnaam is afgeleid van de naam van de eigenaar, als een zakelijk mailadres door één medewerker wordt gebruikt, of als informatie over een klein bedrijf iets zegt over de eigenaar. De offerte aan “Bakkerij Jansen” met het adres van Jan Jansen is dus al snel een persoonsgegeven.

Daarnaast heb je bedrijfsgegevens die niet over personen gaan maar wel vertrouwelijk zijn: je marges, een contract met een leverancier, een nog niet aangekondigd product. Die vallen niet onder de AVG, maar je wilt ze evengoed niet bij een techbedrijf laten slingeren. De vragen in dit artikel helpen voor allebei.

Extra streng zijn de regels voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie of afkomst. Die horen niet in een algemene AI-tool.

Wat gebeurt er met wat je in een AI-tool typt?

Alles wat je in een chatbot plakt, gaat naar de servers van de aanbieder. De AP schrijft in haar waarschuwing over AI-chatbots dat de meeste bedrijven achter chatbots alle ingevoerde gegevens opslaan, “vaak zonder dat degene die de data invoerde zich dat realiseert”. De vraag is dus niet óf je gegevens ergens staan, maar wat de aanbieder ermee mag doen. Daarin zit een groot verschil tussen persoonlijke en zakelijke accounts.

Persoonlijke en gratis accounts

Bij persoonlijke accounts kan je invoer gebruikt worden om de AI te verbeteren, afhankelijk van je instellingen. Twee voorbeelden uit de eigen pagina’s van de aanbieders:

• Google schrijft in de privacyhub voor Gemini-apps dat het je activiteit gebruikt om diensten te verbeteren, “zoals het trainen van generatieve AI-modellen”, als de instelling Activiteit bewaren aanstaat. Een deel van de gesprekken wordt door menselijke reviewers gelezen en die gesprekken worden tot 3 jaar bewaard. Google adviseert zelf: “Voer geen vertrouwelijke informatie in waarvan je niet wilt dat een reviewer die ziet.”
• Anthropic gebruikt chats uit de consumentenversies van Claude (Free, Pro en Max) volgens het Privacy Center om modellen te verbeteren als je daar in de instellingen voor kiest. Incognitochats worden daar niet voor gebruikt.

Ook bij ChatGPT bepaalt bij een persoonlijk account een instelling of je gesprekken helpen het model te verbeteren (in de datacontroles van OpenAI heet die “Improve the model for everyone”). Zet je zo’n instelling uit, dan heb je daarmee nog geen verwerkersovereenkomst. Daarover verderop meer.

Zakelijke accounts

De zakelijke versies werken anders. Je organisatie sluit dan een contract met de aanbieder, met daarin afspraken over gegevensverwerking. Wat de aanbieders er zelf over schrijven:

Bronnen: Microsoft Learn, Google Workspace Privacy Hub, Anthropic Privacy Center en de API-documentatie van OpenAI, gelezen op 17 oktober 2026. Voor de zakelijke ChatGPT-abonnementen schrijft OpenAI op de privacypagina voor bedrijven dat gegevens uit Business en Enterprise standaard niet worden gebruikt voor training, en dat er voor die abonnementen een verwerkersovereenkomst beschikbaar is.

Twee details die je makkelijk mist. Microsoft schrijft dat zoekopdrachten die Copilot naar Bing stuurt niet onder de verwerkersafspraken vallen; voor die webzoekopdrachten is Microsoft een zelfstandige verantwoordelijke en de EU-gegevensgrens geldt er niet voor. En bij de API van OpenAI worden prompts en antwoorden standaard tot 30 dagen bewaard voor misbruikcontrole. Zakelijk betekent dus: beter geregeld, niet: alles mag.

Wat zegt de Autoriteit Persoonsgegevens?

De AP waarschuwde op 6 augustus 2024 dat ze meerdere meldingen van datalekken had gekregen doordat medewerkers persoonsgegevens deelden met een AI-chatbot. In dat bericht staan twee voorbeelden: een medewerker van een huisartsenpraktijk die medische gegevens van patiënten invoerde, en een medewerker van een telecombedrijf die een bestand met onder meer klantadressen in een chatbot zette.

Het belangrijkste uit die waarschuwing is het onderscheid dat de AP maakt:

• Tegen de afspraken in: gebruikt een medewerker op eigen initiatief een chatbot en voert hij persoonsgegevens in, dan is dat een datalek. Een melding aan de AP en aan de mensen om wie het gaat is dan in veel gevallen verplicht.
• Als beleid: hoort het gebruik bij het beleid van de organisatie, dan is het geen datalek, “maar vaak niet wettelijk toegestaan”.

Organisaties moeten volgens de AP beide situaties voorkomen. Haar advies: maak duidelijke afspraken over of medewerkers chatbots mogen gebruiken en welke gegevens ze wel en niet mogen invoeren. Je kunt ook met de aanbieder regelen dat die de ingevoerde gegevens niet opslaat.

Het probleem is niet kleiner geworden. Volgens Accountant.nl kreeg de AP in 2025 meer meldingen over datalekken door AI dan in het jaar ervoor. Een bekend geval was de gemeente Eindhoven, waar medewerkers grote hoeveelheden vertrouwelijke documenten in openbare chatbots hadden gezet. De AP noemt vooral gratis versies een risico en adviseert opnieuw om vast te leggen welke gegevens wel en niet in AI-systemen mogen.

Een verwerkersovereenkomst met je AI-aanbieder

Laat je een andere partij persoonsgegevens voor jou verwerken, dan is die partij een verwerker. Een AI-dienst die klantmails samenvat of offertes opstelt, is dat in de regel. De AVG eist dan een schriftelijke verwerkersovereenkomst (artikel 28, derde lid). Op haar pagina over de verwerkersovereenkomst schrijft de AP dat beide partijen in overtreding zijn als die ontbreekt.

Bij grote AI-aanbieders onderhandel je niet over de tekst. Hun verwerkersovereenkomst (vaak Data Processing Addendum of DPA genoemd) hoort bij de zakelijke voorwaarden. Jouw werk is controleren of die er is en of hij geldt voor het product dat je gebruikt. Volgens de AP moet er onder meer in staan:

• dat de verwerker de gegevens alleen op jouw instructie verwerkt en niet voor eigen doeleinden gebruikt;
• welke beveiligingsmaatregelen hij neemt;
• welke subverwerkers hij inschakelt en onder welke voorwaarden;
• dat hij helpt bij datalekken en bij verzoeken van mensen die hun gegevens willen inzien of laten verwijderen;
• dat hij de gegevens na afloop verwijdert of teruggeeft.

Google koppelt de verwerkersafspraken bijvoorbeeld uitdrukkelijk aan de Workspace-overeenkomst van een organisatie, en Microsoft aan het gebruik door organisaties. Met een persoonlijk of gratis account accepteer je consumentenvoorwaarden, en daar hoort zo’n overeenkomst in de regel niet bij. Controleer het per tool, maar reken er niet op. Dat is de belangrijkste reden om persoonsgegevens alleen in een zakelijk account te verwerken. Bij e-mailtools speelt precies hetzelfde; dat lees je in ons artikel over e-mailmarketing en de AVG.

Gegevens buiten de EU

De bekende AI-aanbieders zijn bijna allemaal Amerikaans. Persoonsgegevens mogen naar de Verenigde Staten als de ontvangende organisatie meedoet aan het Data Privacy Framework, de afspraken tussen de EU en de VS die sinds 10 juli 2023 gelden. Doet de organisatie niet mee, dan heb je een ander doorgifte-instrument nodig, zoals een modelcontract, en zo nodig extra maatregelen.

De AP geeft op haar pagina over doorgifte naar de VS een praktische tip: dat een bedrijf meedoet, betekent nog niet dat elk product eronder valt. Wil je een specifiek product gebruiken, vraag dan na of dat product ook onder het framework valt.

Sommige aanbieders bieden opslag of verwerking in Europa. Microsoft heeft een EU-gegevensgrens (met de uitzonderingen hierboven), en OpenAI noemt in de API-documentatie gegevensopslag in Europa voor klanten die daarvoor in aanmerking komen. Dat is een pluspunt, maar geen vervanging voor de verwerkersovereenkomst.

Grondslag, transparantie en wanneer een DPIA

De AVG geldt ook als je persoonsgegevens met AI verwerkt. De AP zet de belangrijkste regels op een rij op haar pagina Regels bij gebruik van AI en algoritmes. Vertaald naar een klein bedrijf:

• Grondslag en doel. Je mag gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor je ze kreeg. Klantgegevens uit een offerteaanvraag gebruik je voor die offerte, niet om er een profiel van te laten maken.
• Zo min mogelijk gegevens. Heb je de naam niet nodig om een mail te laten herschrijven, haal hem dan weg.
• Transparantie. Vermeld in je privacyverklaring welke soorten dienstverleners je gebruikt en zet de verwerking in je verwerkingsregister (artikel 30 AVG).

Een DPIA, een risicoanalyse vooraf, is verplicht als een verwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert. Op de DPIA-pagina van de AP staat als vuistregel: voldoet je verwerking aan 2 of meer van de 9 criteria van de Europese toezichthouders, doe dan een DPIA. Voorbeelden van criteria zijn mensen beoordelen op persoonskenmerken, geautomatiseerde besluiten met grote gevolgen en het verwerken van gevoelige gegevens. Een tekst laten herschrijven zonder namen erin valt daar niet onder. Een AI die sollicitanten selecteert of klanten automatisch afwijst, waarschijnlijk wel.

De AI-verordening: wat moet een mkb-bedrijf nu al?

Naast de AVG is er de Europese AI-verordening (AI Act). Die gaat vooral over de makers van AI-systemen en over toepassingen met een hoog risico. Volgens Ondernemersplein gaat de wet in fases in: sinds 2 februari 2025 zijn verboden AI-toepassingen niet meer toegestaan, en de eisen voor AI-systemen met een hoog risico, zoals AI voor personeelsselectie, gelden vanaf 2 augustus 2027.

Voor een gewoon mkb-bedrijf dat ChatGPT, Copilot of Gemini gebruikt, zijn twee onderdelen het belangrijkst:

• AI-geletterdheid. Volgens de AP moeten organisaties die AI-systemen gebruiken sinds 2 februari 2025 zorgen dat hun medewerkers genoeg weten en kunnen om AI verantwoord in te zetten (artikel 4 AI-verordening). Welke maatregelen dat precies zijn, staat niet in de wet. Een korte uitleg aan je team plus het beleid hieronder is een redelijk begin.
• Transparantie. Praat een klant met een chatbot op je website, dan moet duidelijk zijn dat het AI is. Wat dat in de praktijk betekent, lees je in ons artikel over een chatbot voor klantvragen. Voor teksten die je met AI maakt, gelden ook regels; zie waarom AI-content gecontroleerd moet worden.

Checklist: tien vragen voordat je een AI-tool gebruikt

Loop deze vragen door voor elke AI-tool die je in je bedrijf wilt gebruiken. De meeste antwoorden staan op de privacypagina van de aanbieder.

1. Welke gegevens gaan erin? Alleen teksten zonder personen, of ook klant-, personeels- of gevoelige gegevens?
2. Zakelijk of persoonlijk account? Gebruikt iedereen een account van het bedrijf, of eigen gratis accounts?
3. Training: staat in de voorwaarden dat je invoer niet wordt gebruikt om modellen te trainen? Zo niet, kun je het uitzetten?
4. Menselijke review: kunnen medewerkers van de aanbieder gesprekken lezen, en wanneer?
5. Verwerkersovereenkomst: is er een DPA, en geldt die voor dit product?
6. Locatie: waar worden de gegevens opgeslagen en verwerkt? Bij de VS: doet de aanbieder mee aan het Data Privacy Framework, en valt dit product eronder?
7. Bewaartermijn: hoe lang blijven gesprekken en bestanden bewaard, en kun je ze verwijderen?
8. Koppelingen: krijgt de tool toegang tot je mailbox, CRM of gedeelde schijf? Dan ziet hij meer dan wat je zelf intypt.
9. Toegang: wie beheert het account, staat tweestapsverificatie aan en wat gebeurt er als een medewerker vertrekt?
10. Vastleggen: staat de tool in je verwerkingsregister en klopt je privacyverklaring nog?

Kom je bij vraag 1 uit op “geen persoonsgegevens”, dan is de rest minder zwaar. Kom je uit op klant- of personeelsgegevens, dan moeten vraag 2, 5 en 6 een goed antwoord hebben voor je begint.

Een kort AI-beleid voor je team

De AP vraagt organisaties al sinds 2024 om afspraken te maken over AI-gebruik. Voor een klein bedrijf is één A4 genoeg. Een voorbeeld dat je kunt aanpassen:

AI-afspraken [bedrijfsnaam]

1. We gebruiken alleen deze AI-tools, met het account van het bedrijf: [lijst]. Eigen of gratis accounts gebruiken we niet voor werk.

2. In AI-tools zetten we nooit: gegevens over gezondheid, BSN, kopieën van ID-bewijzen, wachtwoorden, personeelsdossiers en financiële gegevens van klanten.

3. Namen, mailadressen en andere klantgegevens gebruiken we alleen in [tool met verwerkersovereenkomst], en alleen als het nodig is voor de taak. Anders halen we ze eerst weg.

4. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie (prijsafspraken, contracten, plannen) bespreken we eerst met [naam] voordat die in een AI-tool gaat.

5. Wat AI maakt, controleert een mens voor het naar een klant gaat of online komt.

6. Nieuwe AI-tools of koppelingen met mail, CRM of schijf zetten we pas aan na de checklist en een akkoord van [naam].

7. Is er toch iets ingevoerd dat niet mocht, meld het dezelfde dag bij [naam]. Dan beoordelen we of het een datalek is dat we moeten melden.

8. Eens per jaar lopen we deze afspraken samen door.

Bespreek het beleid met iedereen die met AI werkt; dat helpt ook bij de AI-geletterdheid. Hoe je AI vervolgens slim inzet voor teksten en campagnes, lees je in ons artikel over ChatGPT voor marketing.

Hulp bij AI die netjes is ingericht

Het verschil tussen een risico en een handig hulpmiddel zit vaak in de inrichting: een zakelijk account, de juiste instellingen, koppelingen die alleen zien wat nodig is en afspraken die je team kent. Wil je AI inzetten voor bijvoorbeeld het verwerken van mails, documenten of rapportages, en dat vanaf het begin goed regelen, kijk dan naar AI-automatisering bij VelaVen. We zeggen het eerlijk als een vraag bij een privacyjurist thuishoort. De prijzen staan op onze prijzenpagina.