HubSpot gratis CRM: wat kun je ermee en waar loop je tegenaan?

Is HubSpot gratis? Ja, het CRM van HubSpot heeft een gratis versie zonder einddatum en zonder creditcard. Je kunt er contacten, bedrijven en deals in bijhouden, je mailbox koppelen, een formulier en live chat op je website zetten en een paar honderd mensen een nieuwsbrief sturen. De grenzen zitten in de aantallen: maximaal twee gebruikers, 1.000 contacten, één pipeline en weinig automatisering. In dit artikel lees je wat je er gratis mee kunt, waar je tegenaan loopt en wanneer een betaald pakket of een ander CRM logischer is.

Wat is het gratis CRM van HubSpot?

HubSpot is een Amerikaans softwarebedrijf dat één platform maakt voor marketing, verkoop en klantenservice. De basis daarvan is het CRM: de database met je contacten, bedrijven en deals. Die basis biedt HubSpot gratis aan. Op de productpagina van het gratis CRM staat dat het, anders dan een proefperiode, “100% free” is en geen einddatum heeft. Je hoeft geen betaalgegevens in te vullen om te beginnen.

HubSpot verdient zijn geld met de betaalde pakketten Starter, Professional en Enterprise. Het gratis CRM is dus ook een manier om je kennis te laten maken met het platform. Dat is niet erg, zolang je weet waar de grenzen liggen. Alle limieten in dit artikel komen uit de Product & Services Catalog van HubSpot en de prijspagina, zoals we ze op 16 oktober 2026 lazen. HubSpot past zijn pakketten regelmatig aan, dus kijk voor je beslist even of de cijfers nog kloppen.

Wat kun je er gratis mee?

Het gratis pakket is breder dan veel mensen denken. HubSpot zet er “lichte” versies van functies uit de betaalde pakketten in. Voor een klein bedrijf zijn dit de onderdelen die ertoe doen.

Contacten, bedrijven en deals

Je legt contactpersonen vast, koppelt ze aan bedrijven en houdt per contact een tijdlijn bij met mails, notities, taken en websitebezoek. Deals (offertes of verkoopkansen) zet je in een pipeline met fases, bijvoorbeeld “aanvraag”, “offerte verstuurd”, “akkoord” en “verloren”. Je kunt data importeren uit Excel of een ander systeem en weer exporteren. Ook een eenvoudig ticketsysteem voor klantvragen en een gedeelde inbox zitten erin.

E-mail en agenda

Je koppelt HubSpot aan Gmail, Outlook of Microsoft Exchange. Mails die je vanuit HubSpot of je inbox stuurt, komen dan op de tijdlijn van het contact. Je ziet wanneer iemand je mail opent, je kunt een paar vaste mailteksten opslaan en een persoonlijke afsprakenlink delen, zodat klanten zelf een tijdstip in je agenda kiezen.

Website, formulieren en chat

Je maakt formulieren die je op je eigen website plaatst. Een inzending wordt direct een contact in het CRM, inclusief de pagina’s die die persoon bekeek. Daarnaast is er live chat met een eenvoudige chatbot, een blog en een beperkt aantal landingspagina’s. Met de gratis e-mailmarketing verstuur je nieuwsbrieven met een drag-and-drop-editor.

Een voorbeeld uit de praktijk

Neem een installateur met één eigenaar en één kantoormedewerker. Aanvragen komen binnen via het formulier op de website en per mail. In HubSpot wordt elke aanvraag een contact met een deal in de fase “aanvraag”. De medewerker plant de opname in via de afsprakenlink, de eigenaar zet de deal na de offerte door naar “offerte verstuurd” en krijgt een taak om na een week te bellen. Eens per kwartaal gaat er een korte nieuwsbrief naar bestaande klanten. Voor zo’n bedrijf dekt het gratis pakket het grootste deel van wat nodig is, zolang het aantal contacten onder de 1.000 blijft.

Waar loop je tegenaan? De limieten op een rij

De beperkingen zitten zelden in wat er kan, maar vooral in hoeveel. Dit zijn de belangrijkste limieten van de gratis versie volgens de catalogus van HubSpot.

Bron: HubSpot Product & Services Catalog, Free Tools en Technical Limits, gelezen op 16 oktober 2026.

1.000 contacten tellen sneller op dan je denkt

Oudere artikelen noemen nog “onbeperkt” of “1 miljoen” contacten. Dat klopt niet meer. In het overzicht van technische limieten staat bij contacten: 1.000 voor gratis accounts. Elk contact in je database telt, dus niet alleen klanten. Ook nieuwsbriefinschrijvers, mensen die ooit een formulier invulden en leveranciers die je hebt ingevoerd. Importeer daarom niet blind je hele adresboek, maar begin met de mensen met wie je echt iets doet.

Twee gebruikers

Voor een zzp’er of een eigenaar met één medewerker is dat genoeg. Werken er drie of meer mensen met klantcontact, dan moet iemand buiten het CRM blijven, of je stapt over naar Starter. Daar kun je volgens de prijspagina tot 10 betaalde gebruikers toevoegen.

Het HubSpot-logo

Formulieren, live chat, je afsprakenlink, marketingmails en mails die je vanuit HubSpot stuurt, krijgen in de gratis versie HubSpot-branding. Voor de meeste klanten is dat geen probleem. Wil je een volledig eigen uitstraling, dan is gratis niet de juiste keuze.

Weinig automatisering

Dit is voor veel bedrijven het echte omslagpunt. Gratis kun je na een formulier één automatische mail sturen. Een reeks als “bevestiging, na drie dagen een herinnering, na een week een taak voor de verkoper” bouw je er niet mee. Zulke opvolging valt in de betaalde pakketten. Hoe belangrijk snelle en vaste opvolging is, lees je in waarom je website geen aanvragen oplevert.

Support via community en kennisbank

Gratis gebruikers kunnen volgens HubSpot terecht in de HubSpot Community, HubSpot Academy en de kennisbank. Ondersteuning per e-mail en chat begint bij Starter, telefonische support bij Professional. Loop je vast bij het inrichten, dan zoek je het dus zelf uit.

Gegevens en AVG: waar staan je klantgegevens?

HubSpot heeft een datacenter in de EU, maar dat geldt niet automatisch voor jou. Op de pagina over het EU-datacenter staat dat klanten die alleen gratis diensten gebruiken een datacenter in de Verenigde Staten krijgen. Nieuwe betalende klanten krijgen een locatie op basis van hun IP-adres bij aanmelding, en bestaande betalende klanten kunnen hun gegevens laten verhuizen.

Dat betekent niet dat je HubSpot niet mag gebruiken. HubSpot heeft een verwerkersovereenkomst (DPA) die onderdeel is van de algemene voorwaarden, met afspraken over doorgifte buiten de EU. Maar als je bijzondere of gevoelige gegevens van klanten bewaart, of klanten hebt die vragen waar hun gegevens staan, is dit iets om vooraf te bekijken. Leg in je privacyverklaring vast dat je een CRM gebruikt en waar de gegevens worden verwerkt. Ga je ook mailen vanuit HubSpot, lees dan wat wel en niet mag bij e-mailmarketing onder de AVG. Twijfel je over je eigen situatie, vraag dan advies aan een privacyjurist; dit artikel is geen juridisch advies.

Gratis blijft niet altijd hetzelfde

“Voor altijd gratis” betekent niet dat de inhoud van het pakket vastligt. In de algemene voorwaarden van HubSpot (versie van 16 september 2026) staat dat HubSpot gratis diensten op elk moment en om elke reden kan opschorten, beperken of beëindigen, ook zonder aankondiging. HubSpot kan een gratis account ook stopzetten bij inactiviteit. De belofte dat wijzigingen de functionaliteit niet wezenlijk verminderen, geldt uitdrukkelijk niet voor gratis diensten.

Je hoeft daar niet bang voor te zijn, maar bouw je bedrijf er ook niet volledig op zonder reservekopie. Twee gewoontes beperken het risico:

• Maak elk kwartaal een export van je contacten, bedrijven en deals. Exporteren kan ook in de gratis versie.
• Houd je velden en fases eenvoudig en goed benoemd, zodat je ze bij een overstap kunt meenemen naar een ander CRM.

Wat kost HubSpot als je verder wilt?

Loop je tegen de grenzen aan, dan is Starter de volgende stap. HubSpot werkt met prijzen per gebruiker (seat) per maand. Dit zagen we op 16 oktober 2026 op de prijspagina van HubSpot, met euro als valuta:

Let op de korting bij Starter. HubSpot noemt die “limited-time”, dus de normale prijs ligt hoger. In de productcatalogus staat als standaardprijs voor een Starter Core Seat 20 dollar per maand. Reken bij je begroting dus niet met de actieprijs voor de lange termijn. De pagina vermeldt niet of de bedragen inclusief of exclusief btw zijn; vraag dat na bij de aankoop.

Wat je bij Starter extra krijgt, volgens de prijspagina: eenvoudige automatiseringen vanuit je records, gerichte e-mailcampagnes, bellen vanuit HubSpot, vergaderingen laten opnemen en uitwerken met AI, en support per e-mail en chat. Daarnaast krijgen betaalde pakketten HubSpot Credits voor AI-functies (Starter 5.000 per maand). Geavanceerde automatisering, zoals uitgebreide workflows, zit pas in Professional.

Twijfel je of HubSpot sowieso de goede keuze is, of dat een CRM als Pipedrive, Zoho of Teamleader beter past? Dat vergelijken we in welk CRM-systeem past bij een klein bedrijf.

Is het gratis CRM genoeg voor jou?

Gebruik deze checklist. Herken je je vooral in de eerste lijst, dan is gratis een goed begin. Vink je meerdere punten in de tweede lijst aan, kijk dan direct naar een betaald pakket of een ander systeem.

Gratis past waarschijnlijk als:

• je met één of twee mensen klantcontact hebt;
• je ruim minder dan 1.000 contacten hebt, zodat je ruimte overhoudt om te groeien;
• je één verkoopproces hebt, van aanvraag naar offerte naar opdracht;
• je nu werkt met Excel, losse mailtjes of een notitieboek en vooral overzicht wilt;
• een HubSpot-logo onder je formulier of nieuwsbrief je niet stoort.

Gratis wordt krap als:

• drie of meer collega’s in het CRM moeten werken;
• je een nieuwsbrieflijst of klantenbestand van meer dan 1.000 adressen hebt;
• je leads automatisch wilt opvolgen met meerdere mails of taken;
• je cijfers over een langere periode wilt zien dan 30 dagen;
• je klantgegevens in de EU wilt laten opslaan;
• je direct hulp van de leverancier wilt als iets niet werkt.

Mail je veel en heb je verder weinig CRM nodig? Dan is een losse e-mailtool soms logischer. Zie Mailchimp, Brevo of Klaviyo voor een vergelijking.

Zo zet je het gratis CRM goed op

Een gratis CRM dat half is ingericht, wordt snel een tweede adresboek dat niemand bijhoudt. Met deze stappen voorkom je dat.

1. Bepaal je fases. Schrijf op welke stappen een klant doorloopt, van eerste contact tot opdracht. Vier tot zes fases is voor de meeste kleine bedrijven genoeg. Die gebruik je in je ene pipeline.
2. Kies je extra velden. Je hebt er tien. Kies alleen gegevens waarop je wilt filteren of rapporteren, bijvoorbeeld bron van de aanvraag, regio of dienst.
3. Schoon je bestand op voor je importeert. Haal dubbele adressen en oude contacten weg. Zo blijf je ruim onder de 1.000 en begin je met een schone database.
4. Koppel je mailbox en agenda. Dan komen mails en afspraken vanzelf op de tijdlijn en hoef je minder over te typen.
5. Zet het formulier op je website. Gebruik het HubSpot-formulier of koppel je bestaande formulier, zodat elke aanvraag direct een contact wordt. Stel de ene automatische bevestigingsmail in.
6. Maak afspraken met je collega. Wie zet een deal door, wanneer wordt er gebeld, wat noteer je na een gesprek? Een CRM werkt alleen als iedereen het op dezelfde manier gebruikt.
7. Exporteer elk kwartaal. Bewaar een kopie van je gegevens buiten HubSpot.

Hulp bij het kiezen en inrichten van je CRM

Het gratis CRM van HubSpot is voor veel kleine bedrijven een prima begin, zolang je de grenzen kent. Twijfel je of gratis genoeg is, of wil je dat iemand de pipeline, velden, formulieren en opvolging voor je inricht? Bij VelaVen helpen we bij het kiezen en inrichten van HubSpot, monday of Zoho, en zetten we de koppelingen en automatiseringen op die bij je bedrijf passen. Lees meer over onze dienst CRM en automatisering.